Fjorden – Frederikssund Kommunes nye intranet

Fra 18 års spredt indhold til én samlet platform, hvor medarbejdere kan finde nyheder, kolleger, vejledninger, kursustilbud og organisatorisk viden – alt sammen drevet af intelligent søgning og data fra kommunens fagsystemer.

Udfordringen: Et intranet ingen kunne finde rundt i

Frederikssund Kommunes tidligere intranet var lanceret tilbage i 2007 og havde i praksis levet sit eget liv i mange år. Resultatet var:

2.500 sider og 20.000 dokumenter uden styring
Ingen webtilgængelighed eller søgeoptimering
Ingen struktur, ingen ejerskab – og ingen kunne finde det, de søgte
Flere interne systemer var opstået ved siden af og skabt dobbeltarbejde

Pandemien havde samtidig gjort behovet for stærk intern kommunikation helt tydeligt. Kommunen havde brug for en platform, der:

Samlede nyheder, drift, viden og organisationsdata
gjorde det nemt for medarbejdere at finde det relevante indhold
understøttede målgrupper med forskellige behov
og kunne drives og videreudvikles i mange år

Kort sagt: Frederikssund ønskede et moderne intranet bygget på klare principper, god brugeroplevelse og intelligent navigation.

Løsningen: Fjorden – et nyt intranet bygget på data, søgning og klar struktur

Acto designede og udviklede Fjorden på kommunens eksisterende platform – men i praksis som et helt nyt intranet med:

1. Intelligent søgning og AI-chat (Fiskeren)

Implementeret via Cludo Assistant (klassisk søgning + ChatGPT-drevet Q&A)
Kategoriserede søgeresultater uden dokument-rod
AI-hjælperen Fiskeren, som guider medarbejdere til relevante svar
Under 4% søgninger uden resultat

Værdi: Medarbejdere finder svar hurtigere – og intranettet bliver førstevalg, ikke sidste udvej.

2. AD-integration og personaliseret oplevelse

Roller, adgang og personaliseret indhold baseret på kommunens Active Directory
Målgruppebaserede nyheder (fx direktionsinfo, afdelingsnyt, mødenotater)
Automatisk velkomst til nye medarbejdere baseret på lønsystem-data

Værdi: Relevante nyheder når de rette medarbejdere – og administrationen slipper for manuelt arbejde.

3. Dynamisk organisationsoverblik

Organisationsdiagrammer baseret på lønsystemet
Søgning på medarbejdere efter kompetencer via telefonsystem
Visning af foto + tilgængelighed fra Teams/Microsoft 365

Værdi: En levende organisationsmodel, der altid er opdateret.

4. Fælles og personligt indhold i ét samlet univers

Fælles indhold:

Direktionens videoer
IT-driftsstatus + kendte fejl
Senest opdaterede sider
Kursuskatalog med tilmelding
Drifts- og servicebeskeder

Personligt indhold:

Nye kolleger / fratrådte (baseret på løndata)
Nyheder fra egen afdeling
Mødereferater på afdelingsniveau
Egne favoritter og personligt dashboard (“bygges som en mobilskærm”)

Værdi: Ét sted at starte dagen – med både drift, nyheder og arbejdsværktøjer.

5. “Slet hele lortet”-strategien: Indhold bygget fra bunden

Kommunen valgte en kompromisløs tilgang: Alt indhold skulle enten skrives forfra eller slettes.
Kun indhold der var lovpligtigt, dokumenteret relevant eller efterspurgt af brugerne kom med over.

Værdi: Et intranet der er lettere at vedligeholde – og langt nemmere at finde rundt i.

6. Sociale og praktiske funktioner

Opslagstavler (Køb/Salg/Bytte, Samkørsel, Det Sker)
Ressourcekatalog (Udlån/Søges – fx flag eller julemandskostume)
Kantinemenu, praktiske guides og personalegoder
Drifts- og IT-bestillinger

Værdi: Et intranet der understøtter både arbejde og hverdag.

Samarbejdet: Revitalisering med klar struktur og løbende test

Processen startede med en fælles afklaring af:

principper for indhold,
målgrupper,
navigation uden traditionelle menuer,
og krav til tilgængelighed (100% WCAG).

Vi arbejdede iterativt: Kommunen fik løbende adgang til testmiljøer, kunne afprøve navigation, sprog, søgning og design – og justere indhold og struktur undervejs.

Der blev samtidig udviklet en intern sprogpolitik, så al indhold fremadrettet skrives klart, ensartet og forståeligt.